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市场策划会议公关必看:如何提高会议能效?

发布时间 : 2019-4-16 16:39| 查看: 2346

摘要: 日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”,强化自身竞争力,以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里,处处可看到这样的标题:“只开有实际效果的会议!”、“准时开始,最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。 ...

日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”,强化自身竞争力,以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里,处处可看到这样的标题:“只开有实际效果的会议!”、“准时开始,最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议,不请部长出席。因为部长是做最后决定的人,如果与会,可能影响讨论方向的内容。

1.议题明确

一次会议,最好只有一个主题。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。

2.议程清晰

要有明确的议程及时间分配规则,方好有效控制会议的进程和时间使用,确保会议高效。   注意:议程安排上,不要领导先讲话,先表态,避免有的人“话里听音”拍马屁,从而失去民主按领导意见办,或不能集思广益,积极发掘更多创意。

3.指定主持人

无论是何种形式的会议,必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。

4.合适的地点

5.做好会议记录

参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容,而不相关的内容则不怎么关心。因此,为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来,必须要做好会议记录。

会议记录的主要内容包括会议的全部要素(议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件)等。同时,为了及时贯彻会议的精神,增强会议时效性,趁热打铁追踪会后的待完成事项,会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。


6.合适的时间
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下:

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