为了因应疫情，我们最近为各位听众提供了一些居家工作的内容。但其实，并不是全球所有上班族都进入远距工作的模式，尤其在双北之外的许多企业，都还是维持进办公室办公，与平日无异。 然而，商业交流南来北往，可能有供应商在南部，员工维持进公司，但是客户在北部已经居家办公。如果双方需要磋商细节、签订合约、给予回馈意见，以往可能是大家同聚一室开会讨论；但现在可不是如此。供应商团队仍然可以在公司内的会议室同聚，北部的客户却只能透过笔电或手机参与，观看会议「直播」。 此外，同一公司的不同部门，也有可能采取不同的上班型态；某些部门的工作型态可以维持远距，但有些部门需要特殊环境，或是业务项目较机密，就得进办公室上班。当不同上班型态的员工需举行跨部门会议的时候，也会发生类似刚刚说的，某些人群聚会议室，某些员工只能透过电脑，以线上会议的方式参与。  这样特殊的混合型会议，比单纯召开远距会议还要复杂，做法也不同。那么，应该怎么做才能达到最佳效果呢？以下我们提供七点注意事项： 1. 保持正向心态 这是重要的第一步，别只想着这种新态型的会议很麻烦，或过于纠结远距开会的同事可能根本没在听。请带着正向的心态，相信每一位无论在现场或远距开会的同事，都会因为你的简报内容而获益。你自信、愉快的情绪会传染，让与会人员更有精神。 2. 远距的同事请打开镜头 这么做并不是为了防止远距的同事借机偷懒，而是为了你自己，能够看到每一个人，真正意识到还有现场以外的人也在参与会议。如果可以用投影设备，将远距同事的视窗投影出来，让全会议室的人都看到，会更加强集体参与感，凝聚会议的向心力。 3. 目光直接接触 会议一开始，就直视直播设备的镜头，让远距的同事感觉自己被注视、受到重视。这同时也让现场的同事明白，远距参与的同事其实也「在场」，他们也很重要。 4. 保持走动 在会议现场的同事，可以在不超出直播镜头的范围内适度走动，轮流看向现场同事与直播镜头，以此建立现场同事与远距同事仿佛同处一室的连结感。如果现场有其他人说话，记得要把直播镜头转过去，让远距同事可以看到发言者。此外，适度的走动与肢体动作，也能让远距的同事增强现场感。 5. 让远距参与者感受到尊重 远距参与者可能会因为实际不在场，觉得自己在这场会议中可有可无。你可以在会议开始时，先向在场同事介绍线上参与的同事，并留点时间，鼓励线上同事发言。 6. 积极结合双方 如果会议上需要进行分组讨论，不要单纯地把现场同事分一组、远距同事分一组。请刻意把双方混合编组，增加团体的凝聚感。 7. 会议不要太长 冗长的会议一向容易令人昏昏欲睡，如今还有线上参与的同事，他们更容易被自己所处空间的影响而分心。直接说明重点，永远都是让会议更有效率的原则。 以上摘自《哈佛商业评论》 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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