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线上会议前准备什么?厘清线上会议的目的

2021-8-20 09:27| 查看: 344

摘要:   会议前准备: 厘清线上会议的目的  方法一:Amazon线上会议流程内的六页思考点(这里分享一个amazon的案例)  国际的跨国公司,各分公司设立在全球的不同地方,线上会议就成为一种常见的会议型态。全球最大 ...
  会议前准备: 厘清线上会议的目的
  方法一:Amazon线上会议流程内的六页思考点(这里分享一个amazon的案例)
  国际的跨国公司,各分公司设立在全球的不同地方,线上会议就成为一种常见的会议型态。全球最大的网际网路线上零售商之一Amazon,为了要跟全球各据点的同事交流,线上会议就是一种常见的开会型态。
  Amazon在线上会议管理上,有一个著名的会议管理技巧,「6-pager」,在远距会议开始后,每位参与会议的成员,都要花15-30分钟的时间来阅读「6-pager」。这六页问题分别是:
  会议背景:What we do?
  解决问题:Why we do it? or Whats the problem
  如何执行:How we do it?
  成果检验:Validation
  讨论分析:Discussion/Analysis
  总结论点:Summary
  阅读完后,每个人对于开会的基本内容有一定程度的了解,这对会议讨论的建议方向,以及会议的结果产出会更有效率。因为不必说明每项讨论的细节,大大提升开会效率。
  方法二:3个问题掌握会议核心重点
  不论是线上线下会议,要举办一场好会议,都有几个核心的思考点。首先,每位参与者都要知道「会议目的」跟「会议相关的讯息」。这边分享在会议举办前,需要思考三个问题:
  会议缘由:参加会议的背景是什么?
  会议目标:这场会议要解决什么问题?
  会议成果:会议要讨论哪些事情?
  另外,还必须提供「线上会议开会通知」确保每个人都有收到
  第二,会议前准备:任务分配
  身为主办者不只是要举办会议,还要能分配任务,一般而言,视讯会议需要的角色任务包含:
  主持人:负责整场会议主持与引导。
  协调人:若有人迟到或系统连线等问题,请协调人处理让会议继续进行才不会延宕。
  记录人:每场会议的会议纪录人,重点记录让彼此确认讨论结论与进度。虽然线上会议可以直接录下所有的开会细节,但是冗长的会议其实不会有人会去看回放,但是重点记录可以让成员快速进入讨论主题之后的执行。
  第三,会议前准备:确认使用的系统与工具 
  主持人先跟与会人员确认使用的会议系统,以及协作工具的各项功能,确保大家用相同的系统传送资料与讨论,才不需要因切换浪费时间,或跟不上进度。例如:提问统一在留言区,白板的使用功能熟悉等。
  贴心提醒,主持人在会议中间也可以一段时间停下来,确认大家是否在相同进度上喔!





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