前天看到同事从领导办公室出来，看神色不对问了句：怎么啦？ “哎，还不是因为最近的项目进度汇报，领导太挑剔了，真心累！” 细问了下，原来是会议纪要出了些问题，挨来一顿骂：“做了这么久的产品，为什么你连一篇会议纪要都写不好！” 你是否曾经收到过这样的邮件——标题：20190216，点开看竟然是X项目的纪要，密密麻麻的一堆文字。 这时候，你的第一反应是什么？头痛，关掉，然后邮件就沉了？ 要是发出纪要的是你，这结果是你想要的吗？ 答案是否定的。 关于如何写会议纪要？ 身边的人基本的回答是：“我知道——先写什么、然后、最后，balabala……” “为什么这样写？” “嗯……没想过。” 知其然不知其所以然，就好比玩狼人杀，知道自己死了，却不知道为什么。 冤～啊～这当然不是一个产品人严谨的作风。 因此，对于这个问题，我先来抛个砖。 为节省大家的时间，先给出整体的思路，本篇重点在理论篇。
一、概念：信息场、信息势、信息合力写会议纪要，是我们日常工作中，再平常不过的一项工作了。 如果要问：写会议纪要写得最多的人是谁？ 那当然是老板的秘书了，老板开会越多，纪要越多。 秘书（secretary）：受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人——百度百科。 为啥要拿这个秘书的定义来说，其实我想让大家关注一个关键词：处理通讯。 作为团队的管理者，每天需要各种会议将信息传达、探讨，形成共识。 为了深入理解开会这个行为，我在这里提出三个概念：信息场、信息势和信息合力。 为方便大家理解，绘制丑图如下：
一句话概括：在有信息传递的场景下，每个人都在都有一个合力，每个人的合力融合成团队的合力。（概念有点抽象，可略读） 1. 信息场信息场，是信息单元的聚合场，有高密度、流通快的特点。 社会是一个巨大的信息场，人与人之间时时刻刻都在发生连接，而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。 从微观上看，每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。 而从宏观来看，这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的，每个人在场中交换特定的信息单元。 2. 信息势信息之所以能够流动，当然有一个力量在推动。 而这个力量就是信息势，即为：合力之间的信息力差。 举个通俗的例子：
3. 信息合力信息合力，无序信息单元聚合在一起的结果。 通俗理解即为：我们的共同目标。 我为什么写文章，我的信息合力是：通过输出想法、收集想法，完成闭环，以变成更好、更完整的自己。你呢？ 可以说人类的一些聚合形态，其目的就是：创建一个信息场，让每个团队的成员根据自己的合力，输出信息单元，最终达成大的合力。 二、开会的本质理解了信息场的概念之后，我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。 作为一个会议记录者，是否清楚地知道：到底什么样的会才是一个好的会议？ 可能很多人都会先问出一个问题：为什么要开会？不开行不行，比如换成打电话、发邮件等？ 当然，这个得根据具体问题具体分析了。 如果说形成合力的过程，通过非会议的形式的时间效率更高，那开会不是一个最佳的方式。 所以开会的本质，我理解有如下两点： 1. 提升信息单元流通的效率产品工作当中，有跟业务、老板、设计师、开发、测试等多种角色沟通。 如果信息流是：A–产品、产品–BCD，有这种并集等关系等话，还是考虑用开会的形式，提升流通效率。 2. 达成信息的合力笔者认为，没有达成信息合力的会议，都不是一个好的会议。 所以你可以看看：开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期？ 如果没有，可以建议会议发起者进行明确。 三、会议的类型做会议纪要者，经常会为两个事情发愁：
这时候，搞清楚会议的类型就比较重要的，笔者称之为：场景化的前置思考。 从信息场的概念上来看，可以分为三大类：
为通俗理解，下面举下具体的案例：
四、纪要者的道明确了开会的本质和会议类型之后，你可能要问：到底该怎么做，才能写好一篇纪要啊？ 来，这里就讲讲一个写纪要者思考方法： 1. 明白自身使命能清晰传达信息合力。 正如前面所讲，会议就是一个信息场，目标就是为了更好地达成信息合力。 所以对于纪要者自身，是要把合力内容简单、清晰地表述出来——合力是什么？分力由谁出？ 2. 懂纪要面向人群纪要最终的呈现状态为：邮件、文档，以将流动的信息单元完成固化。 作为纪要者，需要清楚地知道：纪要是给谁看的？ 给整个团队？给领导？还是给执行者看？ 写法是有侧重点的，对于给未参会者来说，也是有差异的。 具体会在第五部分讲到。 五、纪要者的术术：具体执行落的办法。 区分两个场景：记会议内容和写出来。 1. 记录会议内容清楚会议目的：好的会议都是有会议预期的，建议大家提前搞清楚。 记录的侧重点： 通知类和讨论类的记录侧重点不一样。 通知侧重于记录合力的重点——是否需要与会者出力？时间计划有要求么？还是仅仅在了解层面？ 讨论类需要多一部分，是在记录有价值的信息单元。所以，在开会的过程中，要有意识地去找这些信息。 记录的工具： 记录的框架清晰后，还需要高效的工具，这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。 建议：提前准备好记录框架，包括合力部分和记录信息单元部分。 工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力，比如增删（可以用Xmind记录）。 2. 写纪要优质的纪要对于读者来说就是：单位时间内能够获得更多所需要的信息单元。 可以分为两部分衡量：可读性好和内容框架好。 可读性好是侧重在：排版、信息传递高效。 这就不展开了，下面说下内容框架是怎么回事。 内容框架：分为信息合力部分和个人出力部分。 另外的方面是：区分阅读人群。通俗解释是：见人说人话，见鬼说鬼话。对人来说，要是你鬼话连篇，人就不爱听拉，下面稍微列下：
对大部分人来说，写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分，但其中能够看出一个人的职业化水平。 笔者结合自身所见所想，从信息场的概念切入，逐步分析开会的本质、纪要者应该具备的思考模型和执行方法。 希望对你有一些小帮助、小启发。 以上，就是我抛出来的砖，欢迎找我来一起分享你的好玉。
作者：15年毕业于华南理工大学，有运营和产品经历，现负责金融大数据产品：个性化推荐、意图搜索，AI智能客服。个人微信公众号：大雄背起行囊。 本文由@大雄 原创发布于人人都是产品经理。 |
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