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政府官员到企业参观的接待流程

2021-7-28 11:52| 查看: 841

摘要: 政府官员到企业参观接待前,相应的工作人员应该先确定来访人员的具体信息,包括人数、姓名、性别、职位、部门、行程、来访内容,以及有没有什么具体要求。工作人员要认真核实对方发来的信息,并及时确定好联络人;领 ...

政府官员到企业参观接待前,相应的工作人员应该先确定来访人员的具体信息,包括人数、姓名、性别、职位、部门、行程、来访内容,以及有没有什么具体要求。工作人员要认真核实对方发来的信息,并及时确定好联络人;领导到来时,工作人员要提前到达,表达尊重,各种参观活动要及时调度,注意礼仪;接待工作结束后,要将领导送到车站或机场,做好新闻报道和接待工作总结,同时记得结算接待活动产生的酒店食宿费用并申请发票。


今天小媒带来的数字接待系统,就可以帮助接待人员提升工作效率,更充分地向被接待的嘉宾展示地方优势,提供丝滑流畅的接待体验。

微媒的数字接待系统配置了接待手册模板,包含首页、日程安排、温馨提示、座谈会议程、城市概况、考察点简介等页面,工作人员可以根据实际情况自由新建页面,满足接待的各种需求

与传统的纸质接待手册相比,微媒数字接待系统具有以下优势:

01 线上接待手册,更便捷更安全


传统接待中,工作人员一般会提前给嘉宾发放纸质接待手册,以便嘉宾快速了解接待的日程和信息。

但纸质接待手册存在诸多不便:印制或发放完毕后,若天气、人员、行程等任何一个环节临时有变,就需要重新印刷和发放;接待时需要嘉宾随身携带,容易丢失,造成信息泄露;嘉宾在需要时不能快速查阅到自己想要的信息。

而在微媒数字接待系统中, 工作人员可以根据接待活动的需要,任意添加或删除内容,若行程有变,也可以随时进行调整优化。针对保密程度较高的接待活动,可以设置登录码,进一步提高信息的安全性。


02文字+图片+视频,展示考察点特色


参观考察点是接待工作的核心环节,事先在嘉宾心中树立良好的第一印象十分重要。

与印在纸上密密麻麻的文字相比,微媒的云会场接待手册可以将文字、视频、图片结合起来,让嘉宾能以更直观的方式建立起对考察点的印象。


▲效果演示

另外,还可以将当地元素融合到接待手册的背景中、在接待手册首页展示宣传视频,体现更多当地特色。


03 总结数据,持续优化接待体验


微媒后台还可以展示接待手册的详细数据,包括每个页面的浏览人数与浏览次数:



工作人员可以根据这些数据,方便地查看嘉宾对哪个页面更感兴趣,从而调整考察点或考察点展示方式等,持续优化接待体验、不断升级服务。


04 提升效率,给接待工作带来便利


提升工作效率是数字化转型的重要一环,微媒能够帮助接待部门化繁为简,将工作人员的精力从部分机械化的工作内容中释放出来。

工作人员整理好嘉宾名单后,即可录入微媒后台,备注详细信息,方便规划各部门分工,实现各机关部门协同高效运作。工作人员还可以利用微媒自动向嘉宾发送短信,不再需要手动群发短信。



另外,由于接待的全程都是线上完成,因此只需在微媒后台导出活动信息,就可以将此次接待工作的信息归档,整个接待流程高效有序。


客户案例


微媒的数字接待系统拥有丰富的实战案例经验,成功支持过多级政府、单位的各类接待活动。

近期,杭州某政府单位接待外省代表团参观学习时,就利用微媒模板制作了接待手册。

手册首页设置了杭州宣传视频,背景则结合了当地风格和特色元素,让嘉宾提前领略到杭州的风土人情。


▲效果演示

下方分为三大模块,分别是行程安排、情况介绍、杭行辑影,点击不同的选项,则会跳转到对应的页面。日程安排、人员名单、杭州市情、考察点简介、杭州地图、考察时的照片……以往要大费周章才能做完的事情,现在一个链接就全部搞定。



此次接待活动取得了圆满成功,拥有丰富的接待数字化经验的微媒,帮助客户将流程繁琐的线下工作化繁为简,既给前来考察学习的代表团留下了良好的印象,也提升了接待工作的数字化水平,使之向更高效、更便捷的方向不断生长。


▲客户反馈


接待的数字化

不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势

也要提升工作人员的工作效率

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