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会议策划抓住这三个重点,就算已经成功一半了

2019-4-10 15:24| 查看: 245

摘要: 近年来,国内大型会议活动执行数量众多,会议行业蓬勃发展,会议活动执行质量却难以保证,现场突发状况频现,漏洞常在。那该如何才能保证一场活动执行的顺利进行呢?会议策划是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺 ...

近年来,国内大型会议活动执行数量众多,会议行业蓬勃发展,会议活动执行质量却难以保证,现场突发状况频现,漏洞常在。那该如何才能保证一场活动执行的顺利进行呢?

会议策划是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

做一场专业的活动前,需要有一套完善的活动执行方案和活动执行手册,这两份文档将明确活动执行的方向、方式以及关于本场活动执行的所有细节要点。当然,当去到现场准备的时候会发现计划永远赶不上变化,此时是最考验工作人员专业水平的时候。

在活动搭建以及活动准备的时候,要注意三个部分:客户、场地方、内部协调。

首先,客户部分的问题源于不断的新想法与修改,无论是文字上还是硬件搭建制作上,客户在现场永远有更好的想法,所以需要工作人员的应变能力高,并且要尽量满足客户的需求,无论现场情况多么困难,都要尽力想办法解决;其次,一定要与场地方多协调多沟通,要尽最大努力让场地方完全配合本次活动,包括时间,现场布置,以及活动搭建调整等事项。在场地的选择上,一般综合考虑以下几点:

一是品位与风格。

场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。

酒店也有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。

二是实用性与经济性。

会议厅容纳人数?主席台的大小?是否配备投影设备、电源?是否有布景、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供是否到位?价钱是否合理?有没有空间的浪费?这些都要考虑。

三是方便性。

离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便?

现场布置包括:

1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。

2、酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许。

3、席位摆放。

摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过,很多会议采用主席台只有主持人位发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。

摆放原则:“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。

注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

4、相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。

5、签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片,准备好“请赐名片”盒。

最后是内部协调,这一部分是体现一个活动执行团队是否专业的标准。活动前夕要有明确的现场分工,要保证信息沟通无断层,配合默契。活动正式开始之前,至少要开3次的协调筹备会议,总统筹需要把控好每个环节。重点是物料、搭建和活动流程,要保证物料和搭建全部按计划到位,反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排,保证活动流程顺畅无差错。

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