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会议要做哪些准备-微媒网络

2019-4-12 13:51| 查看: 1914

摘要: 会议的准备: 1.会议营销项目组织架构:总监1人,主持人1人,会务人员3-4人,销售代表3-5人,主讲1-2人,目标参会人数50-80人。 2.会场选择:大讲堂、小区内会议室、酒店标准会议室、多功能厅等。 ·灯光明亮不压 ...

会议的准备:

1.会议营销项目组织架构:总监1人,主持人1人,会务人员3-4人,销售代表3-5人,主讲1-2人,目标参会人数50-80人。

2.会场选择:大讲堂、小区内会议室、酒店标准会议室、多功能厅等。

·灯光明亮不压抑、有投影仪和投影条件; 

·面积大小适中,不挤迫、不空荡、有空调; 

·音响效果良好;   

·位置易于客户寻找、交通方便,声誉良好; 

·交通便利。 

3.物品准备: 

  请柬、资料夹、各种设备、客户档案表、条幅、水排、展板、证书复印件、照片、签到本、礼品、抽奖奖品、人员分工表、老客户的发言前期约定、会议日程、音响、备货、备物料、茶水、员工统一服装、公司宣传资料。 

4.提前将会议精神贯彻到每一位工作人员心里,以便于按主题开展工作。

5.根据会场的容量,定出邀请到会人数,以及该场会议的预期销售额与销售任务。

6.将会议的议题和流程通告每一名员工。

7.会务组必须在会前协调好相关会议事宜,每天公报准备进度(包括场地的敲定、费用、相关设备、礼品、会场用品等绝对不许出错)

8.每一个员工在明确会议精神,个人任务的前提下进行客户邀约。电话邀约时必须作笔录,彻底了解被访对象的基本情况。最好以表格的形式填写,对重点客户要在表格上做重点记号,以便于会议现场做更细密的促销工作。可当面拜访,在当面拜访不能达成情况下可以做电话拜访和邀约。

9.邀约的过程中,主管要随时监控,了解情况,给于指导以便保证到会率和现场销售。

邀约目标顾客的分类 

会议前一周要对目标进行收集和统计,形成名录进行逐个电话摸底。

提前3天,所有工作人员(参与会议的各个部门)要提前开一个会前会,一切准备就绪之后,员工开始打邀约电话。

10.会场布置:  

  会议至少前两天就要把会议布展图发给会场,会议前半天开始会场布置,人员分工、场地配合,注意事项: 

·条幅:挂放位置及内容、VI形象 

  主讲嘉宾介绍展架

  客户锦旗

  会场布置要做到五感最佳,完全站在顾客的角度,做到:视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉最佳效果;

   ·易拉宝:内容设制及VI形象 

  ·会场桌子摆放方式-----竖桌式 ,如不能改变,则尽量保持比较宽松、放松的氛围

  ·展板制作及摆放要求 

  ·货品摆放及技巧 

11.会议程序准备: 

12.会前规范管理的准备。 

  ·员工仪表的规范; 

  ·语言的规范; 

  ·操作的规范; 

  ·客户管理的规范; 

13.员工心理准备 


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