如何搞定一次嘉宾满意、团队轻松的接待？

接待工作中，事项繁琐、涉及人员众多，加上信息传递不及时，很容易忙中出错、引起被接待嘉宾的不满。有没有什么方法能提升接待的质量与效率？微媒推出了数字化接待方案，覆盖接待工作的前中后期，轻松实现信息及时传递、嘉宾自动化管理、互动引导、资料素材复用等功能。既能提升接待效率、节约工作人员的时间精力，更能赢得嘉宾的一致好评。

云会场：使用便利的数字接待手册

制作简单，提前传达丰富的接待内容

接待开始前，工作人员会提前给嘉宾发放纸质接待手册，向嘉宾介绍日程安排、注意事项、联系方式等信息。接待手册原本的目的是为嘉宾提供便利，但却存在容易丢失、携带不便、不能及时翻阅等缺点。云会场类似于一个线上网页，支持文字、图片、视频等多种元素，纸质接待手册上的接待流程、日程安排、涉及地点的防疫政策、周边便利设施、项目介绍与宣传视频等，都可以放在云会场里。

更重要的是，云会场还支持打开外链。酒店导航、疫情地图等等，无需重新制作页面，点击链接即可跳转，简单便捷，省去大量沟通时间。

此外，云会场还可以显示不同嘉宾的姓名、列车/航班号、座位号、房间号等。只需要将分配好的名单导入微媒的系统即可，每个嘉宾只显示自己相关的信息，保护其他人的隐私。

改动实时更新，支持随时编辑由于接待工作易变、多细节且存在不确定性，往往已安排或落实的工作，又要反复变动，甚至重新制订计划。这种情况下，纸质接待手册就非常不便；而在云会场中，主办方可以随时修改、实时更新，还可以放置公告栏，确保嘉宾及时得知有哪些变动。

智能短信群发，发送专属提醒

及时的信息提醒是做好接待工作的必要条件。确认行程、完成接待手册后，工作人员需要及时告知嘉宾详细信息。为了给接待工作提供更多便利，微媒推出了智能短信群发功能。主办方编辑好短信模板，就可以群发给所有嘉宾，而嘉宾则会收到有自己名字等信息的专属提醒，更能感受到主办方的关切。主办方还可以在群发短信中添加云会场链接，让嘉宾提前了解此次接待的相关信息。

嘉宾分组，接待更加精细化

接待工作中，嘉宾可能涉及到社会各个阶层、各类行业、各式工种，相应的接待方式也各不相同。主办方可以提前将嘉宾信息分组，不同分组的嘉宾，查看到不同的接待手册。分组信息井井有条，忙中也不出错。

按嘉宾需求发放不同资料
除了接待手册，主办方也可以给不同分组的嘉宾发放不同的资料，让大家都看到自己关心的重点。这些资料还可以在以后的接待工作中多次使用，省去了打印大量纸质资料的成本。微媒还支持按权限查看资料，包括但不限于：仅限签到用户查看、输入登录码查看、仅限钉钉组织内用户查看等方式。

自动汇总嘉宾参会信息
此外，接待工作正式开始前，主办方一般会再次确认嘉宾的时间安排。这也是一项事无巨细的工作，每位嘉宾是否到场、到场时间和情况都有所不同，工作人员逐一询问、整理、汇总，耗费大量时间精力不说，还容易出错。在这一方面，主办方可以使用微媒的自定义报名表单功能，设置好想要了解的项目，将链接发送给嘉宾即可。嘉宾填写完毕，后台会自动汇总这些信息，一目了然，简洁准确。