在论坛峰会的策划与执行中，会议结束并不表示会务公司的所有工作都已经做完了，因为此时他们还需要进行清场收尾工作。所谓“清场”，指的是清点现场，清退所有在活动现场的人员。所谓“收尾”，即做完活动的最后部分工作。本文将从四个方面对论坛会议清场收尾工作进行介绍。
一、疏散人群
这里的“人群”，主要是指参与活动的嘉宾和受众。那么，对于这类人群，会务公司应该如何合理地进行疏散呢？其实，与活动入场有着类似之处，它也要求会务公司安排好退场秩序和退场方式等。
1、退场秩序。会务公司应该在活动将要结束时就做好嘉宾和受众退场的准备工作，安排相应人员引导他们退场。对一些重要的嘉宾和受众，活动举办方和活动策划公司还应该予以特别关照，提升他们参与活动的体验，为活动的后续宣传工作和树立口碑奠定基础。特别是在促销活动中，对于那些大订单受众和有实力的潜在目标受众，应该在建立好联系的基础上，再一次承诺好产品订单，并做好送客工作，以便让受众第二次、第三次回购。
2、退场方式。在疏散人群时，还有一项工作也要做好，那就是安排好受众退场的方式，特别是当活动现场处于交通不太便利的地方时，更要安排好车辆、司机和班次，让活动参与者能轻松、有序地离场。受众在工作人员的安排下有序退场，虽然人数众多，但因为有序的退场方式，避免了因拥挤而造成事故发生的可能。
二、清点物料
活动结束后的清点物料，主要是指对需要回收的物料进行清点。从物料类型来说，包括搭建活动现场的物料和活动物料。前者如LED显示屏、舞台设备、音响等，后者如抽奖箱、抽奖券、礼品等。其实，活动物料有很多，但从其作用来看，主要包括4类，具体如下。
1、舞台装饰：舞台架、背景板、帐篷、签到桌、鲜花绿植等。
2、现场包装：彩虹门、高空气球、功能区导示牌、警示牌等。
3、销售产品：收据、销售合同、活动促销宣传册、价目表等。
4、活动必备：邀请函、礼品、抽奖机、奖品、饮用水、水杯等。
那么，在清点活动物料时，会务公司应该从哪些方面着手呢？一般说来，应该包括3个方面。
1、做好物料种类及其数量的统计工作。
2、统计和核对物料是否有破损、遗失。
3、清点完的物料要与相关人员交接并签收。
三、清理垃圾
在论坛会议策划与执行工作中，除了对需要回收的物料进行清点以免遗失外，还应该对不需要回收的物料进行清理，作为垃圾运到相应的地方，确保活动现场结束后干净整洁，不能留下一片狼藉。在清理活动现场垃圾时，会务公司要注意把握时间，因为活动场地的使用有时间限制，它要求必须在一定时间内撤场。因此，在清点完需要回收的物料后，则需要立刻进行垃圾清理，快速离场。对活动举办方和活动执行方来说，还应该与活动场地的所有者做好交接工作，核对无误后回收押金。
四、清退人员
论坛会议现场的人员除了活动受众外，还包括活动相关工作人员。对这些人员，也应该做好清退工作。换句话说，对外聘的人员应该按照规定结算好工资后清场，对非外聘人员也应该按照规定让其做好善后工作，如工作证件的回收、出入证的回收等。特别是一些在异地举办的活动，会务公司应该在撤离时清点活动相关工作人员，以免发生部分或个别人员被留在活动现场的情况。
▲论坛峰会活动
如果您有此类需求，欢迎咨询我们～
为你提供更多解决方案
长按识别二维码添加微媒云会场人工客服
备注"活动"
帮助你解决各种活动+互动难题
客服电话：0571-2822-1462
（工作日10:00-18:00）
|
