微媒数字会议 首页 策划干货 线上会议 线上会议怎么开 举办线上会议的三个阶段

线上会议怎么开 举办线上会议的三个阶段

2022-9-9 16:53| 查看: 245

摘要: 开线上会议一般分为会议筹备、会议执行、会后复盘三个阶段。其中,活动筹备阶段主要是确认甲方需求、策划会议活动方案、搭建线上会议云会场或直播页面,会议执行阶段主要涉及预演彩排、云会场控制监测。线上会议复盘阶段包括了会议总结、效果评估及客户数据整理等事项。举办线上会议需要找专业可靠的云会议服务公司合作,往往能起到事半功倍的效果。

线上会议怎么开?线上会议从明确主办方需求到策划方案、落地执行包含了一系列工作,需要乙方项目负责人(一般是线上会议服务公司项目经理)明确职责、统筹协调资源、有序推进线上会议项目。总体而言,我们把线上会议分为会议活动筹备、会议执行、会后复盘这样三个大的阶段。下面具体看一下举办线上会议每个阶段的具体工作内容。

2020杭州文旅峰会新经济会议目的地交易会物料制作
▲2020杭州文旅峰会新经济会议目的地交易会物料——页面定制、会议议程及嘉宾介绍

会议筹备阶段

制定会议活动策划方案,明确会议的内容、原则和目标。

一、确认会议需求

确定本次线上会议目标、会议主题、会议举办时间、场地需求(室内演播厅/户外场地)、拍摄播出方式(直播/录播)、舞美效果(实景舞台/虚拟舞台)。

二、策划线上会议活动方案

一个完整的线上会议方案包含了会议流程、会议亮点、可行性测试、传播渠道及会议活动宣发物料、技术保障、场地搭建、应急预案准备、会议活动报备(按规定达到当地报备要求的要进行活动报备)、会议执行团队职责分工等内容。

三、定制云会场和活动直播观看页面

按照线上会议流程搭建云会场,定制互动游戏、抽奖等内容玩法及场景,定制直播、点播、多流直播观看页面,围绕会议在线访客观看路径,定制线上报名、互动营销界面,方便收集客户线索。

四、提升线上会议活动体验

需求场景 解决方案
线上活动云会场界面及流程不清晰 云会场一般采用扁平化树形结构,原则上不超过三层,在二三级页面设置引导用户返回主会场的按钮很有必要。
线上观看嘉宾演讲PPT不清晰 云会场终端(用户端)PPT实时同步翻页,文档可随意放大。边观看边在线提问,1V1回答,活动有关资料随时下载。
直播画面内容呈现单薄,更多活动现场即产品细节无法呈现。 多机位相机拍摄,现场远景、嘉宾特写画面导播切换,多画面布局。嘉宾名片条制作。3D包装、AR包装、全息直播、虚拟演播厅、绿幕导播等技术介入,让活动呈现内容更有吸引力。
异地嘉宾无法到达指定现场;多个场地需要同步直播。 多地互动直播,嘉宾远程视频连线活动主会场;多个场地画面展示,实时画面无缝切换。

五、扩大会议传播效果

会议官网宣传推广,搜索引擎软文霸屏推广,全媒体平台推广(如微信公众号、微信朋友圈、小红书、知乎、百家号、新浪看点、抖音、头条),抖音、快手、微视、微博等主流直播平台同步推流直播。

飞象八周年暨金象奖颁奖盛典线上会议策划
▲飞象八周年暨金象奖颁奖盛典线上会议策划

会议执行阶段

会议执行阶段注意执行人员和会议主持人的默契配合,多次进行预演彩排,就突发状况的化解提前做好预案。另外,做好线上直播保障,吸引观众互动,提升转化效果。

一、进行会议活动预演彩排

1、工作确认。进行会议全流程确认,各职能负责人履职、活动物料、云会场素材准备。

2、执行测试。云会场测试、直播页面测试、并发压力测试、现场网络测试。

3、设备搭建。活动场地(线下演播厅或线上虚拟演播厅)搭建、拍摄及直播推流设备部署、活动现场设备调试。

4、实地演练。活动流程演练、应急预案演练、线上演示内容(如PPT、短视频)确认上传。

二、线上会议执行及直播互动流程

1、暖场预热。倒计时、暖场视频、开场视频、观看通知。

2、多地互动。嘉宾联线、多地连线、嘉宾研讨、云签约、云颁奖、云合影。

3、气氛互动。线上互动优秀,如红包雨转盘抽奖、竞答、打赏、弹幕上墙、点赞、礼物、聊天评论、互动话题、分享榜。

4、聊天管理。云会场/云直播聊天内容审核、禁言、敏感词过滤;观众问题回复、公告发布。

5、活动监控。在线签到及投票人数监测、并发监测、直播实时数据监测、直播画面监控、直播延时管理。

线上会议互动游戏场景
▲线上会议互动游戏场景

线上会议复盘阶段

进行会议执行情况总结、活动效果复盘分析。

一、会议总结。就本次会议在执行过程中遇到的一些情况进行梳理,发现问题和亮点,总结经验。

二、客户数据整理。评论区问题整理,参会人信息、调研问卷结果导出,优惠券、试用申请、在线下单、中奖客户信息整理。

三、会议效果评估。云会场数据分析统计,第三方媒体分发平台数据统计,参会人信息整理,在线直播效果等的总结评估。

相关阅读

返回顶部