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签约仪式的一般流程安排及策划要点

2022-9-25 22:17| 查看: 150

摘要: 签约仪式一般分为传统纸质签约仪式和大屏签约、电子签约、线上签约等形式。公司签约仪式的流程是怎样的呢?小媒总结出了签约仪式的策划要点以及签约仪式的一般流程安排分享给大家。如果您有项目签约、线上签约的活动需求,部分来了解一下签约流程和微媒线上签约平台。

签约仪式是商业活动不可缺少的一部分,它有一套比较严格的程序及礼节规范,这不仅显示出签字仪式的正式、庄重、严肃,同时也表明双方对缔结条约的重视及对对方的尊重。签约仪式在形式上分传统模式和现在科技模式,简单来说传统模式就是大家所熟知的纸质签约仪式,而现在科技签约模式就是借助科技产品采用签约台签约或者大屏签约、电子签约等。那么,公司签约仪式的流程是怎样的呢?小媒总结出了签约仪式的策划要点以及签约仪式的一般流程安排,下面一起来看看吧。

(大屏幕+iPad)电子签约场景
▲(大屏幕+iPad)电子签约场景

一、签约仪式策划要点

1、确定参与者并准备参与者的服装

参加签约仪式的人员一般应派出双方或多方代表人员,代表大家共同利益。如一方要求未参加谈判的人员参加签约仪式,应事先征求对方意见,并征得对方同意。一般来说,双方参加签约仪式是出于礼貌。有时,为了关注商务谈判或庆祝谈判结果,双方更高一级的领导也可以前来参加签约仪式,级别一般是平等的。按照规定,签署人、签署人助理及随行人员在参加签约仪式时,应穿深色西装、中山装或套裙,并穿白衬衫和深色皮鞋。男士还必须打单色领带,以示正式。出席签约仪式的礼仪人员和接待人员可以穿着自己的工作服或旗袍等礼仪服装。

2、准备签约合同

在正式签订合同前,签约仪式策划主体应为合同准备提供准确、周到、快捷、精致的便利和服务,特别是负责准备待签合同的正式合同。当决定正式签订合同时,应准备不作任何改动的最终合同。正式签订合同的各方通常都应提供一份待签署合同的副本。必要时,可以向当事人提供另一份副本。在签订涉外商务合同时,按照国际惯例,合同应当同时使用合同双方的官方语言,或者使用国际通用的英语和法语。此外,英语和法语可以同时使用。当用外语写合同时,应该反复思考,注意措辞。传统签约仪式的待签署合同文本多为精美白纸,可以按大八开的规格装订成册,封面通常会精心设计一番,往往可能会采用皮革、金属、软木等高档材料。

3、优化签约模式

“电子签约”是一种签约仪式新形式,它可以使参与过程更加高效、简洁。现场来宾只需用手机扫描现场大屏幕右上角的二维码即可参与现场签约仪式。签约者可以在手机或平板电脑上签署合同。签约过程将同步显示,并在大屏幕上实时呈现。同时,活动组织者可以在后台定义移动终端的背景、签约位置和大屏幕的背景。随着科学技术的不断发展,“电子签约”逐渐进入人们的视野。签约人员可以直接在手机、ipad等电子设备上签约,并在大屏幕上同步显示签约过程,让所有参与者通过互动大屏感受整个签约过程。

二、签约仪式流程

1、嘉宾签到,休息或进入会场

需要会议策划安排好人员在现场做好相关的指引,快速高效的完成签到,可以选择扫码签到,现场大屏的签到墙也能同时作为活动主题或是品牌展示工具。时间大概在30-40分钟内完成。

2、介绍与会嘉宾、领导

等所有嘉宾入场就坐后,就可以由主持人宣布签约仪式正式开始,并对此次签约仪式的领导、嘉宾做一个简单的介绍,这里的时间控制在2-3分钟以内。

3、主持人开场白、签约项目简介

介绍签约的项目时间可以长一些,但是也控制在10分钟以内。

4、签约、合影

正式签约仪式环节要注意提前准备好签约需要用到的道具,可以选择传统签约,或者为了提升品牌形象以及方便后期宣传,选择大屏电子签约,嘉宾上台在签约台上签到,大屏同步签名并自动截图存档。

5、公司负责人、领导发言

签约完成之后可以安排双方的负责人、领导进行发言,时间控制在30分钟之内。

6、记者自由提问

一般重要的签约仪式都会邀请相关的媒体见证,因此需要安排专门的媒体采访,时间在20分钟以内。

7、签约仪式结束,安排餐饮

写在最后

以上就是小媒为大家分享的签约仪式当天的流程安排有关信息。虽然签约仪式的整个过程所需时间并不长,也不像举办宴会活动那样涉及多方面的工作安排,其程序较简单,但由于签约仪式涉及两个公司之间的关系,而且往往是谈判、合作成功的一个标志,有时甚至是历史转折的一个里程碑,因此,签约仪式前期的准备工作也要认真做好,包括签约仪式的时间地址、嘉宾邀请、场地布置等等。另外,微媒数字会议服务提供功能强大、系统稳定的线上签约平台,适用于线下大屏幕签约、线上+线下签约、线上云签约等签约场景。

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