在年会活动执行过程中，现场人员的管理必需事先做好规划和安排，尤其是对工作人员明确任务、做好培训和提醒，进行不少于1次的彩排、演练，以确保年会滴水不漏的顺利进行。
一、领导、嘉宾
在年会活动中，领导和嘉宾分为参演和参会两类。参演，指的是需要登台的领导或嘉宾。参会，指的是参加活动的领导和嘉宾。领导、嘉宾的管理主要是就坐引领，在年会开始前需要与客户对接相关领导、嘉宾是否到位，就坐位置的确认。对于需要登台的领导和嘉宾，需要提前做好沟通，确认登台领导和嘉宾是否到场，就坐于哪个位置，明确告诉领导和嘉宾的登台时间、准备时间、准备的内容、对接人、备场位置，这是为了避免出现缺席的情况。
▲年会嘉宾互动抽奖环节
二、工作人员
活动现场的工作人员需要有固定的区域安置，管理现场工作人员的言行规范，沟通活动流程，活动开始前排查设备，保障设备正常运作。
三、演艺人员
安排演艺人员休息、化妆、更衣，规范其言行，强调垃圾处理问题，协调备场时间、道具的筹备。年会开始期间不得擅自离开候场区域。
▲年会演员工作彩排
四、礼仪人员
礼仪作为形象的代表，尤为重要，在礼仪人员筛选时除了的注意形象之外，内在也很关键，我们需要对礼仪的仪容仪表、仪态、接待礼仪开展基础的培训以及对现场的必要注意事项进行规范。强调礼仪人员在年会活动现场不能出现歪躺斜靠、频繁玩手机的行为。管理礼仪人员我们需要告诉她们什么是可行的，什么是不可行的，需要注意什么，而不是任由其自我发挥，不好的礼仪形象，直接影响到参会人对年会的体验和评价。
五、安保人员
安保是为了维护活动现场的安全，保障年会活动的顺利进行，尤其在大型年会活动中安保就显得尤为重要，安保的管理主要在于分工和布防。分工要根据活动的实际需要开展，主要分为，固定岗、巡逻岗、检查岗、特勤岗。
固定岗：主要负责活动现场的固定区域的保卫工作。
巡逻岗：主要负责活动现场各区域的巡查及应急处理工作。
检查岗：主要负责入口的安全检查工作。
特勤岗：主要负责特殊人群的护卫工作。
布防的原则，检查、排查、控流、应急。
检查：核对人员信息。
排查：排查有无安全隐患。
控流：控制、疏导现场人流。
应急：处理紧急突发事件。
在活动现场安保人员必须遵守，打不还手、骂不还口、求不妥协三个原则，避免因为争执发生冲突事件。除了基础的布防定岗意外，还有强调行为标准，检查物防器材，明确护卫内容，明确分岗人数。安保要专人专管，其余人员不要轻易下达指令。
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