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云年会筹办如何分工 年会项目组部门分工说明

2022-12-1 19:07| 查看: 191

摘要: 当下环境下,云年会成了很多公司办年会的选择。本文介绍了一场云年会(“线上+线下”年会同)项目筹办的分工,详细介绍了年会项目组各部门及人员的分工说明,涵盖了云年会举办的全周期。

当下环境下,云年会成了很多公司办年会的选择。一场年会活动是由多个部门和岗位人员共同努力完成的,为了提高实施效率,要进行程序化操作管理。因此成立项目组,项目组组长可以是项目部部门经理,活动执行部部门主管担任监管负责人,也可分出项目负责人担任项目实施负责人。

云年会直播场景
▲云年会直播场景

云年会项目组分工及责任说明

1.项目负责人负责:

监管负责人主要起到部门协调、资源调度、相关手续审批、项目把控监督作用。

项目组的人员管理、筹备进程管理、项目的落实与审核把关,制定相关管控表。

制定:①人员分工表(包括前期筹备阶段、现场执行阶段)。②年会项目推进表(分类→时间一该阶段需完成的任务)。③年会活动流程表(时间→时长→活动项目→活动内容→备注,详细到各个细节和岗位)。④财务管理(对云年会活动中的所有支出做管控)。

2.项目对接人负责:

实施负责人主要起到进度跟进、协调、内容实施、相关手续汇总。

在项目实施过程中与客户保持密切沟通,对于项目的跟进和客户需要准确传递到每一个部门,以及相关的活动报备报批、资源协调、监督活动进度实施等。

3.策划人员负责:

完成细化方案和活动中的文案资料撰写,随时与对接人沟通文案内容,确保有效无误,宣传文稿(年会主题、标语、线上宣传文案、主持稿)。

策划部主管:负责提供方案策划主线思路、监督把控方案内容、审稿、方案进程追踪。

策划专员:负责策划年会活动方案,制定年会的宣传策略、营销推广策略、体现方式、展示效果、提报方案。

文案专员:配合策划专员完成方案中相关的文稿,主持稿、宣传稿、致辞稿、软文撰写。

4.设计人员负责:

配合策划部以及根据客户要求做好云年会有关设计图稿,随时与对接人沟通,确保有效无误,与执行部、制作商沟通落实需制作物的尺寸、色调,后期配合执行部检查制作物完成度(如,云会场搭建效果、线下直播布置效果等)。

提供:①平面设计(主视觉和延展内容);②3D设计(现场整体的呈现效果、各重点区域或物料的呈现);③施工图(场地布置规划图、物料制作施工图);物料制作清单(表明要求、数量、尺寸)。

设计部主管:负责提供设计思路、设计内容把控、设计方案筛选、设计进程追踪。

平面设计师:提供年会活动相关的VI设计,印刷制作品的设计、包装设计、场地平面规划图等。

3D设计师:提供云会场及线下会场或直播间中的3D效果图、制作工艺图、现场搭建图、架构图等。

5.执行人员负责人:

落实制作物质量把控,演绎人员的筛选、音、视频的制作监督、租赁设备的沟通落实、场地的沟通、人员信息的整理,应急预案的撰写、物料清单制作等等。

①设计清单(设计清单包括所有需要设计师设计的物料,包括现场氛围、年会主视觉、写明项目内容、设计的要求、尺寸、格式等)。

②物料统计清单(所需物料明细)。

③支出预算表(对活动资金和活动利润的规划)。

④物料确认表(确认是同项目组每个人确认,并签字,防止遗漏或出错)。

⑤外聘人员资料表(每场活动外聘人员的基础资料收集,这活动的安全问题和以后工作有帮助)。

⑥制作、搭建完成对签表(与制作商、供应商确认物料的完成度,并双方签字,防止纠纷。

执行部主管:提供相关资源、做好报批报备工作、监督制作施工质量、管控实施进度、做好成本控制。

执行专员:负责云年会活动的资源筹备、物料制作、现场搭建、现场督导内容落实、资料汇总、成本支出汇总、促成尾款结算等。

威尔年会云会场投票页面
▲威尔年会云会场投票页面

年会项目协助部门分工

1.采购部人员分工

根据年会活动要求,采购物料。需要确保物料的质量、价格的把控、商家信息入库,采购清单入库等等。

2.财务部人员分工

根据公司财务流程负责款项的支出和清算核对。

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