微媒数字会议 首页 策划干货 年会攻略 2024线下年会落地执行方案(含注意事项)

2024线下年会落地执行方案(含注意事项)

发布时间 : 2023-12-15 14:57| 查看: 152

摘要: 制定执行计划是年会成功的关键。在确定年会全流程后,要拆分各项任务并制定时间表,确保筹备工作有序进行。注意场地预定、人员调动、活动宣传和总结回顾等环节的细节,加强与供应商和员工的沟通,让年会活动更加完美。
制定执行计划
在大致年会全流程内容确定后,拆分各项任务并拟定成时间表,保证整个筹备工作有条不紊,伙伴们可以参考下表:

场地预定
场地是整场活动的承载点,是年会顺利落地的关键,如果是第一次选择场地伙伴,可以着重注意以下几点:
1、提前预定酒店,尤其是大容量酒店,建议提前2个月以避免年底的高峰和价格上涨。
2、确认硬件设施,包括LED屏、音响效果和话筒质量,以及外接音响设备的接线方便性。同时确认控制室位置。
3、布置装饰时,确认灯光桁架空间和背景板、海报放置位置。无法张贴物料的地方需提前沟通。
4、注意酒店人员配合度,确保反应及时,避免现场出现意外而酒店配合缓慢造成的问题。

人员调动
大体来说,需要人员有以下三类:
1、年会支持人员。年会支持的工作人员在保证平稳落地的基础上要尽量精简,以便于有更多的人能参与年会活动。
2、需提前邀请的人员。包括老板、高层、公司合作伙伴等,要提早沟通,并确认好档期。
3、外包支持人员:舞台供应商、餐饮供应商、拍摄团队等。不仅需要提前联系,并要再三确认时间及流程,避免被爽约。

活动宣传
活动预热也是提升年会现场氛围的好方法,通过邮件、公众号、内网进行宣发可以让员工最快了解年会。但是想让员工在前期就对年会充满期待,可以通过线上 h5 搭建年会云会场,通过各种互动环节进行预热发奖,提升员工对年会的期待


总结回顾
年会顺利落地,作为年会策划还需要做好善后工作:
1、年会结束后,保证现场善后工作顺利进行,拆除所有设备,清点设备损耗,清理场地。同时整理供应商信息,方便后续活动参考
2、可以通过调查问卷收集反馈,总结本次年会的优点和不足。列出本次年会的成功经验和不足之处,以及需要改进的地方。这些经验教训可以为后续的年会策划提供宝贵的参考。
3、与老板进行单独沟通,复盘年会是否达到预期效果,员工的参与度强不强、是否增加了员工的幸福感和归属感、企业文化的凝聚力是否加强等
4、收集数据,对年会参与人数、活动时长、餐饮消耗、礼品发放等数据进行分析,了解年会的规模和影响力,为后续的年会策划提供参考。

想要顺利落地一场年会是真的很不容易,以上就是小媒为各位行政人、HR、活动人准备的年会策划指南,希望你的年会活动能够顺利落地!

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