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深度解析,2021年会筹备策划攻略

发布时间 : 2020-11-3 14:52| 查看: 2440

摘要: 年会策划、年会策划案、年会邀请函、活动管家、企业年会主题、年会小游戏、年会舞蹈、年会节目、年会创意节目、年会背景音乐、庆典活动;广东、北京、上海、江苏、浙江、四川、福建、湖北、河南等多地优秀年会策划案 ...
    2020是不平凡的一年。2021年还在开年会的公司,是不平凡的公司。2021年的年会,注定不平凡。为了让HR、行政人高效搞定年会,我们今天用9个步骤,帮你梳理年会策划中的关键步骤。导图如下:

第1步:定义问题
年会是一项商业行为,其目的是为了解决商业和组织问题。因此,只有首先精确地描述问题,才能办成一场成功年会。
我们将“问题”定义为“现状和期待之间的差距”(问题=期待-现状),那么年会调研需要明确2点:
现状:公司现状是什么?2020的运行状况如何?人们认为公司现状如何?是如何行动的?
期待:公司去往哪里?2021年公司的战略目标是什么?实现这个目标,需要同事有什么共识?需要作出何种行动?
年会的使命,就是通过活动,影响员工的信念和行为,缩小业绩差距。
2020年,很多公司经历过不平凡的一年:
公司团队是否有很多新人,需要整合和培训?——团建培训,增强交流
公司快速发展期,是否要提出新的目标,激励人心?是否需要战略资源整合?——达成共识,树立目标
留下来的团队是否要进行激励?——回顾、表彰
了解公司期待和现状,需要从老板和员工两方面入手了解,并最终产出年会的方向。

第2步:活动概念

2.1确定概念和主题
定义好你要解决什么问题之后,就可以自然而然提出活动概念,常见的年会概念包含:
提出新目标
凝聚团队
奖励团队
处于成长期的公司,业务在高速发展,年会的目的大多是加油鼓劲儿,集中表现奋斗、拼搏 等主题。而到了成熟期,年会目的更侧重增强团队凝聚力,因此主题就相应的侧重打人文牌,走温暖路线。
2020年是不平凡的一年,很多企业,把“涅槃”“逆境”“绽放”作为2021年的核心概念。
继而围绕这个活动目的,延伸出一句年会主题(slogan)。一个优秀的slogan往往直指“问题”,同时在表达上足够简洁、有力、新颖,使得参会人可以记得住、好理解。(今年我们会再出一篇关于slogan的文章,大家可以持续关注。)

2.2 确定活动目标
确立年会要解决什么问题和概念后,要一般要遵循SMART原则,即:具体、可测量、可实现、相关性、时限性,将概念拆解为目标。

2.3 初步构想举办时间、人数、地点
这是三个最重要的锚点。
定好举办时间,活动筹备就进入倒计时,还会影响参加者决策、供应商价格。
确定年会规模(活动面积、人数),才能确定场馆选择、酒店、餐饮、交通、运营计划(如会场布置、用餐方式、停车、洗手间等运营配套设施、人力资源等)。
确定举办地点,才能决定了场地、各类设施和服务的采购,甚至作为核心创意点贯穿活动策划。

第3步:项目计划

至此,我们已经确定项目的边界,包括活动概念、目标、主题、时间、地点、人数。为了进一步推进年会落地,还需要向老板确认“人”“财”“计划”。
3.1预算和财务
活动预算不能局限于数字,而应该充分考虑变动。
固定成本(35%),包含策划、场地、搭建和布置、文艺活动等
可变成本(50%),包含餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等
应急成本(15%)

3.2进度安排
项目组还要制定一个年会筹备时间表,拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点,保证整个筹备工作有条不紊。年会筹备,总体可以分为5个周期。
启动期(概念、主题、财务资源、人力资源、计划)
计划期(场地,及其他各项资源和服务的标准制定)
筹备期(动员、收集、采购、对接、管控各项资源)
现场执行期(保证正确的资源,正确运转)
总结期(总结优劣,形成文档以备提升)
活动进度管理可以用甘特图来呈现,并且将任务拆分到负责人进行管理。

3.3组建项目小组
整个年会项目的策划执行团队,不需要太多分工和部门,主要有2个要求:① 高效沟通方便跨部门工作的开展;②管理老板与同事的预期。筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面,如此一来,信息可以及时同步给公司上下,跨部门的支持工作开展起来也更顺利(尤其是要各部门出节目)。
除此之外,还需要各种供应商提供服务。这点我们在第6步进一步讲述。

第4步:创意和策划

现在你已经拿到了人财物基本资源,接下来要在项目框架和资源范围内,规划出一个更加具象的活动蓝本。
4.1创意和体验
独特的创意是任何活动的灵魂,一个好的核心创意可以带来一连串灵感诞生。创意的切入点,可能是活动主题、会场布置、灯光、色彩、道具等,但全部都要贴合“活动概念”。
除了创意之外,你也需要设计出特殊的高光时刻(moment),让参与者体验到愉悦、成就,在脑海中留下深刻印象,甚至主动传播。
4.2内容和议题
年会至少要做好4类“栏目”:战略内容、关怀内容、基本内容、福利内容,以及做好内容审核。
战略内容,一般是指公司想要向大家传达的内容,如企业对当下的认知、战略和目标,或传达企业价值观和企业文化等。
关怀内容:公司宣传视频(推荐公司员工街拍式采访,非常出彩)、年会祝福视频 / 员工故事 / 客户故事 / 老板发言或老板个人的保留节目等等。
基本内容:歌舞、小品等娱乐内容。
福利内容:年会奖品本身非常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。
4.3议程
议程就是对内容的时间安排,总体原则是各要素之间,相互呼应,松弛有度,并进行人性化设计。最终输出一项议程。
是否足够的内容,让参与者保持兴趣?
活动要求有明确的起始、结束、暂停时间吗?
各个环节持续多久?
各个环节之间要预留多长时间?(保留足够时间换场地、翻台等)
活动是否有娱乐节目?是否保持安静或者走动?特殊需要?足够的休息和餐饮?


第5步:场地选择和规划

场地也是创意和策划的重要组成部分,一个好场地能最大程度呈现活动概念,实现活动目的。因此,场地的选择要和创意同时进行,甚至提前在第2步“活动概念”时进行。
5.1选择场地的类型
场地是活动策划落地的开端,因为他决定了年会的形式。
现在的企业往往十分重视文化,于是在年会选址上首要考虑的,是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外,还要考虑:年会环节、容量、设施、档次、花费、交通、配套(如餐饮住宿)、备案等因素。
大型公司只需要找到一个能够满足开会、用餐、住宿的场地就好,场地预订时间往往要提前数月。
而中型公司,由于公司已经具备一定实力,一般要兼顾条件、体验和性价比,可以考虑具有一定娱乐设施或附近景点丰富的酒店或度假村。

5.2场地考察和选择

交通类检查项
酒店位置检查项
嘉宾入场环节场地检查项
餐、房、娱乐、体验场地检查项
会议场地检查项
筹备场地检查项
酒店周边设施检查项
在对场地进行考察后,就可以和酒店进行商务洽谈。

第6步:活动现场设计,及服务商选择和管理

6.1 物理环境+无形环境要求

恭喜你已经完成了“年会策划”阶段,并且已经规划出了年会的美好蓝图。接下来,就可以对会场在“什么时间,什么地点,发生什么,参会人做什么,感受到什么”,进行更详尽的规划和落实,制造更好的物理和无形环境。
需要考虑的维度包括:搭建、灯光音响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……这或许是年会项目中最为庞杂而繁复的环节,如果年会本身规模较大,主办方可以主要梳理对服务和资源的标准和需求(如时效、规模、质量),然后请专业的服务商进行具体方案策划、计划和落地。

6.2 挑选和管理供应商

大型年会可以选择总包(即全部委托给一家供应商),好处是相对省心,联络方便,对接容易。但有时我们并不需要全部外包,这时候就可以选择分模块外包,比如拆分为创意 / 执行 / 采购三个模块,按需外包,好处是更为灵活。
服务商的采购过程包括:
服务商评估和遴选
商务谈判
合同管理
服务商对项目进行设计
服务商执行


第7步:现场管理

现在,我们已经把所有的资源和服务都准备好了。现场管理的任务,就是让“正确的资源(或服务),在正确的时间,以正确的方式呈现”。
而在年会现场,可以按照区域不同,划分为以下几个负责人:

现场负责人:整体把控现场整体情况。
主会场负责人:监督主会场内部的大事小情严格执行,保证员工体验。
控台负责人:对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。
前台负责人:负责签到体验、安保有序。
搭建负责人:除主会场外,最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地,继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度,确保在活动开始前,把场地交付。
物料负责人:物料运输、管理、发放、回收。
摄影摄像负责人:对接好活动记录人员,安排记录重点moment
现场活动管理要做到事无巨细,所有工作提前做好安排和准备,为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报,领导授权了,通过各部门选择的会务组人员才好听令安排。

7.1 活动纲要
以事情为主要纲要,管理现场的各项事宜。核心功能是“什么人在什么时间,应该要做什么事情”。他可以理解为“经过细化的活动日程安排”。

7.2 关键角色培训+行动指南
在一些重要的岗位,你可以为这些关键人,提供关键角色行为清单。相对于日程,这种操作手册,更能帮助这些关键角色做到万无一失。

7.3 检查清单

在搭建及彩排工作结束后,建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息,查漏补缺,非常关键。
检查清单:各个口的负责人员的最后确认,例如:1、检测电源,无线网,投影,麦克风及音响设备,桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位?急需要添加的赞助方的LOGO贴字?某个背景板前亮度够不够?2、没有提交到控台视频和PPT还有几个?由谁负责到位?几点到位?3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单?主持词最后的修改确定?

7.4 沟通机制
建立有效的沟通机制,利用对讲机、微信群、联系表等工具,一旦发生紧急情况,可以迅速定位相应的资源,进行补救。

第8步:风险管理

在活动正式开始前,还需要提前做好风险的预期和管理方案。常见的风险因素,可参考框架:
活动类型:内容、时间
场地:固定座位、容量、通达性、出口
位置:室内、户外、交通通达
人群:基本情况、历史、习惯、秩序、蜂拥而来
天气:刮风下雨
设备和能源:损坏或停止
知识产权和法律法规:使用的设计稿或文案,是否违反知识产权和广告法
噪声、火灾、爆炸、药品等
虽然大多数的风险,可以通过提前检查规避。但同时还要建立风险预案,建立风险应急团队,以及相应的权责和流程,可以在紧急情况下快速决策并执行应对预案。

第9步:总结和评估

活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后,至少要做好这几件事情:
9.1  剪辑视频花絮
拷贝所有影像资料,并剪辑成视频,这不仅仅可以用于企业内部的宣传,更可以对外进行企业形象展示。基于这些考虑,需要拍摄什么内容,也需要提前准备好。
9.2 复盘和活动报告
年会结束后,对年会目的和效果进行复盘,总结本次年会的优点和缺点,沉淀各类文档,作为下一次项目的管理资产。




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