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深圳企业年会策划活动现场把控指南

2021-11-25 14:51| 查看: 29

摘要: 如果活动前期准备比较充分,一般来讲现场出现大问题的可能性不大。但老话说得好,「计划赶不上变化」,做过线下活动的朋友都知道,现场总会多多少少出现一些小问题。这里,给大家几点建议: 1、建立现场会务微信群 ...
    如果活动前期准备比较充分,一般来讲现场出现大问题的可能性不大。但老话说得好,「计划赶不上变化」,做过线下活动的朋友都知道,现场总会多多少少出现一些小问题。这里,给大家几点建议:
    1、建立现场会务微信群
    微信作为实时沟通工具,可以在微信群随时了解各处的情况。也可以把相关领导拉进去,因为领导在接触客户过程中,可以发现另一个角度的问题。随时提要求,我们可以随时调整。
    2、关键专案负责人必须人手一个对讲机
    这与微信群互为补充,也是为了更快响应现场的变化和需求。微信群用于全面了解现场的情况,无论是谁反馈的问题,无论问题大小都可以随时了解。而对讲机用于下达指令,让各专案负责人快速响应,解决问题。
    3、主持人旁边必须有一个人协助
    虽然前期的方案、大致流程与领导过过,但是很多小细节其实领导在策划过程中并不在意,但在现场可能随时会提出改进意见,比方说茶歇提前10分钟,主持稿的小改动等。主持人要时刻保持状态,这些小细节就需要有人实时关注微信群,并确定好之后告诉主持人。甚至准备好修改后的主持稿。
    4、现场总统筹必须呆在固定位置
    现场总统筹与活动方案的总策划最好是一个人,这样这个人能完全知道现场各个环节的细节,也知道万一出现什么问题,立即找到响应的专案负责人。总统筹建议长驻在装置控制区(放置萤幕切换器、电脑、音响装置控制的地方),现场任何工作人员有任何问题,都知道去哪里找总统筹,避免像无头苍蝇一样找不到具体事项的负责人。


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