一、交通费用
1、出发地至会务地的交通费用——公司到年会场地的交通费用等。
2、年会期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括会所到餐饮地点的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通等。
3、欢送交通及返程交通——离场欢送、返程等交通费用。
二、年会场地费用
1、年会场地租金——租用体育场地的费用。包含一些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等。
2、年会设施租赁费用（包括会场布置费用）——此部分费用主要是租赁投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
3、其他费用——包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、会场保安费用等。
三、餐饮费用
1、晚宴晚餐费用
2、酒水费用
3、会场茶饮
4、糕点餐饮费用
四、视听设备
1、设备本身的租赁费用
2、设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用
3、音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择
五、演员和场务费
1、舞蹈演员费用
2、现场迎宾礼仪人员费用
3、现场工作人员费用
六、礼品费用
1、每位员工的小礼品
2、现场抽奖礼品
七、杂费
年会过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真等等。杂费的预算可做不可预见费用作为机动处理,要把这部分的费用空出来。
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