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如何开一场有效率的会议

2022-1-20 19:13| 查看: 654

摘要:   要开一场有效会议需要有18个关键思考、 8个行动。  很多企业内部的会议,既无效又拖累我们的工作时间,先前包含我自己经验及朋友经验,最可怕的是有时候一天可多达7-10个会议,以前常被长官秘书安排要参加公司 ...
  要开一场有效会议需要有18个关键思考、 8个行动。
  很多企业内部的会议,既无效又拖累我们的工作时间,先前包含我自己经验及朋友经验,最可怕的是有时候一天可多达7-10个会议,以前常被长官秘书安排要参加公司许多会议,每每看到秘书就如看到鬼一般能躲就躲,每周好几天都困在无效会议监牢,困在其中而会议又常没结论下一步,精气神都被吸光了(干枯) 。
  但「会议」是一种必须的工作沟通与协调过程,若让会议变的有效,也可以大幅拉抬我们工作成效,而过往常被称赞开会超有效率的我,其实是有一些会议安排的心法及流程,如果你的思考、行动可以如下列几点完成,那会议的效率会好非常多喔。
  除了思考跟行动的确认,也附上范本(3月整理后附上)给大家。
  一、搞清楚开会的目的
  思考check
  R沟通协调-为了资源或优先顺序、执行进度协调
  R拍板决策-为了共同制定决策
  R方案取得-为了脑力激荡有更多方案
  R现况与分工-为了说明专案概况或进度以利其他单位协助
  R公告布达-为了布达或说明事项或政策
  行动check
  R跟主办会议主管确认会议目的
  R会议邀请函必须写上此次会议目的(需加上议程/参与人员)
  二、会议流程/议程怎么安排?
  议程十分重要,通常开会目的决定了,议程也就决定了,所以议程是根据目的展开说明或讨论的项目,而议程决定了,才能思考跟确认下一步-谁要来开会?议程就是在会议场合中安排哪些事项要进行 说明/报告、讨论决策、内容产出,而谁来负责这个项目。
  思考check
  R依据目的要先说明什么让与会人清楚?
  R依据目的当天要决定哪些可能的分工安排?由谁分工?或是用讨论决定?
  R依据目的当天来参加的人需要准备什么资料或报告?需要当场产出什么?
  行动check
  R议程拟好后给主要主管进行确认
  三、谁要来开会?
  思考check
  R谁主办这个会议?
  R谁在这个会议要做相关决策?
  R谁应该要被CC知道?
  R谁是未来相关负责或对接窗口?
  R谁负责进度管控追踪?
  *部分要实际参与会议,部分人员可能只要知道会议结论即可不需参与会议
  行动check
  R确认重要关键者可以的会议时间
  R发送会议邀请函给需要参加会议者(部分不须参与会议,只要将记录cc副本给对方即可)
  R若会议前大家需准备资料要确认会议前已准备好,若大家需阅读完才方便进行讨论,需确认讨论相关者在会议前已经看完资料。
  四、会议记录怎么记?
  若有公司会议表格就依据公司制式格式撰写,若无建议可以用这思考方式撰写会议纪录。
  思考check
  R基本资料:会议主题及目的、时间地点、与会人员出席状况、议程
  R记录:会议中说明或讨论的记录,若是新人或新的记录者,尽量逐字记录后摘出重点与主管们确认。
  R结论:需将有共识的结论记录下来,尤其是跨单位合作的方式、时程、作法。
  R待办与下一步:后续哪些待办要做、谁要负责做、哪时候要完成
  R下一次会议时间及议程:若单次会议无法完成,或为一个长期系列会议,当下会议可以决定下次的会议时间跟议程是最好的(后续再来确认多方时间跟议程会比较没有效率)
  行动check
  R会议结尾由记录者说明结论跟待办、下一步,以确认记录的内容无误且重新提醒大家的共识,跟与会者说明完并确认是否有要调整部分。
  R发送完整的会议记录,要提醒的重点可以标粗体字或颜色提醒(若公司文化对会议结论会如期执行就不用特别提醒,有些主管对提醒方式若没注意礼貌会觉得不舒服)
  五、其他注意事项
  会议场地设备、座位安排、下一次会议时间与追踪进度、氛围营造,当会议有一个不错的节奏时,可在来关注这些面向,但若比较传统注重职级等关系,座位还是需先思考安排。


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