 要开一场有效会议需要有18个关键思考、 8个行动。 很多企业内部的会议，既无效又拖累我们的工作时间，先前包含我自己经验及朋友经验，最可怕的是有时候一天可多达7-10个会议，以前常被长官秘书安排要参加公司许多会议，每每看到秘书就如看到鬼一般能躲就躲，每周好几天都困在无效会议监牢，困在其中而会议又常没结论下一步，精气神都被吸光了(干枯) 。 但「会议」是一种必须的工作沟通与协调过程，若让会议变的有效，也可以大幅拉抬我们工作成效，而过往常被称赞开会超有效率的我，其实是有一些会议安排的心法及流程，如果你的思考、行动可以如下列几点完成，那会议的效率会好非常多喔。 除了思考跟行动的确认，也附上范本(3月整理后附上)给大家。 一、搞清楚开会的目的 思考check R沟通协调－为了资源或优先顺序、执行进度协调 R拍板决策－为了共同制定决策 R方案取得－为了脑力激荡有更多方案 R现况与分工－为了说明专案概况或进度以利其他单位协助 R公告布达－为了布达或说明事项或政策 行动check R跟主办会议主管确认会议目的 R会议邀请函必须写上此次会议目的（需加上议程/参与人员） 二、会议流程/议程怎么安排？ 议程十分重要，通常开会目的决定了，议程也就决定了，所以议程是根据目的展开说明或讨论的项目，而议程决定了，才能思考跟确认下一步－谁要来开会？议程就是在会议场合中安排哪些事项要进行 说明/报告、讨论决策、内容产出，而谁来负责这个项目。 思考check R依据目的要先说明什么让与会人清楚？ R依据目的当天要决定哪些可能的分工安排？由谁分工？或是用讨论决定？ R依据目的当天来参加的人需要准备什么资料或报告？需要当场产出什么？ 行动check R议程拟好后给主要主管进行确认 三、谁要来开会？ 思考check R谁主办这个会议？ R谁在这个会议要做相关决策？ R谁应该要被CC知道？ R谁是未来相关负责或对接窗口？ R谁负责进度管控追踪？ *部分要实际参与会议，部分人员可能只要知道会议结论即可不需参与会议 行动check R确认重要关键者可以的会议时间 R发送会议邀请函给需要参加会议者（部分不须参与会议，只要将记录cc副本给对方即可） R若会议前大家需准备资料要确认会议前已准备好，若大家需阅读完才方便进行讨论，需确认讨论相关者在会议前已经看完资料。 四、会议记录怎么记？ 若有公司会议表格就依据公司制式格式撰写，若无建议可以用这思考方式撰写会议纪录。 思考check R基本资料：会议主题及目的、时间地点、与会人员出席状况、议程 R记录：会议中说明或讨论的记录，若是新人或新的记录者，尽量逐字记录后摘出重点与主管们确认。 R结论：需将有共识的结论记录下来，尤其是跨单位合作的方式、时程、作法。 R待办与下一步：后续哪些待办要做、谁要负责做、哪时候要完成 R下一次会议时间及议程：若单次会议无法完成，或为一个长期系列会议，当下会议可以决定下次的会议时间跟议程是最好的（后续再来确认多方时间跟议程会比较没有效率） 行动check R会议结尾由记录者说明结论跟待办、下一步，以确认记录的内容无误且重新提醒大家的共识，跟与会者说明完并确认是否有要调整部分。 R发送完整的会议记录，要提醒的重点可以标粗体字或颜色提醒（若公司文化对会议结论会如期执行就不用特别提醒，有些主管对提醒方式若没注意礼貌会觉得不舒服） 五、其他注意事项 会议场地设备、座位安排、下一次会议时间与追踪进度、氛围营造，当会议有一个不错的节奏时，可在来关注这些面向，但若比较传统注重职级等关系，座位还是需先思考安排。  如果您有此类需求 欢迎咨询我们～ 为你提供更多解决方案  长按识别二维码添加人工客服 备注“活动” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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