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线上年会活动前期需要准备什么?

2022-2-12 16:33| 查看: 1013

摘要:   这里包括三个部分,一是“硬装”准备,一个是“软装”准备,还有一个是“活动人员”准备。  1、硬装  “硬装”主要是指活动现场“硬”的设备,如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了,活动 ...
  这里包括三个部分,一是“硬装”准备,一个是“软装”准备,还有一个是“活动人员”准备。
  1、硬装
  “硬装”主要是指活动现场“硬”的设备,如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了,活动流程的顺利进行就保证了一大半。
  这部分工作的难点在于找到质量好、服务好、配合度高的服务商。一般有两种方法,一是盘点公司或者自己手头上已有的已合作过的服务商资源,二是发动公司所有人及自己的关系寻找新的服务商。主要要做到货比三家,从东家获取专业知识去比对西家的产品及报价,这样才不容易被坑。
  2、软装
  “软装”主要是指活动现场的装饰性物料,如背景板、台卡如座位卡签到卡等、海报、参会证、装袋资料等等。这部分需要把控的是
  确定现场整体的“装修图”,及现场物料怎么摆放,统一设计风格及必要元素(如LOGO、年会主题)。
  各物料的材质、尺寸、数量、价格、预计印刷时间等等。材质则需要特别注意的是,一定要打样,亲眼看到亲手摸到才能放心。
  3、活动人员
  “活动人员”是指非公司内部人员的现场活动人员,比如接待礼仪、节目表演人员、安保人员等等。这部分人员也需要提前与相关服务公司确认,人员数量、到场时间、彩排时间、表演的具体节目等等。为了保证活动整体水平,像礼仪的服装、表演的节目风格等等,都需要统筹人员进行最后的确定。
  关于以上几点,我的建议是,可以让服务商画好现场搭建图,如灯光服务商画好现场灯光搭建图,广告物料服务商确定现场各种物料的摆放图并表明尺寸。当然,如果公司有预算,以上这些公司可以全部外包给策划公司。但作为统筹人员的我们,了解基本套路,才能不被策划公司忽悠。


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