年会大家都参加过，但操办起来可不容易。尤其是对于没什么经验的伙伴来说，如何快速理清流程？有哪些容易踩到的坑？如何顺顺当当地办完年会？问题滚滚而来，让人无从下手。 今天，小媒就给大家汇总一下从年会筹备到执行再到总结回顾的全流程，适合没有年会经验的小白，也适合正在手办年会的每一位伙伴。 一起来看看这份年会策划指南吧！
前期筹备需求调研做年会就像做产品，目的就是要满足各方需求，可能是老板、员工，还可能是客户和合作方等等。
根据“用户”的不同，可以采用以下方法： 1、年会最重要的用户就是老板，因此要抓紧和老板沟通，了解他对于本场年会的需求，以及本次年会的形式和预算，在这个基调上才能继续接下来的工作。 2、利用企业内网、公众号、群聊等，调研员工需求，看看小伙伴们对此有什么期待和建议。 3、规模较大或者比较复杂的年会，则可以成立筹委小组，分工合作，分别调查不同受众的需求并汇总。 年会形式选择年会策划开始前，还需要确定年会形式，年会形式决定了后续的年会方案。目前可供年会选择的形式较多，各位伙伴们可以根据公司情况选择~ 1、线上年会：随时随地可参加、节省场地、轻松满足防疫需求，适合疫情偶有复发的地区、总部与各分部在地域上较为分散的公司。 2、现场年会：拉近距离、大部分公司有成熟经验，适合不受疫情影响、更希望将员工紧密联系起来的公司。 3、线上+现场年会：形式灵活，不同地区可同时联欢，适合在全国各地有分部的公司，或无法将所有员工聚集到统一场地的公司。 4、元宇宙年会：兼顾线上线下活动的优点，既有沉浸感、又能灵活应对各种突发情况，提供更加新奇的体验，适合有一定预算的公司。
确定年会调性调研完需求后，还需要确定年会的主线和调性，也就是整场年会想给员工带来什么情绪。例如，在公司的成长期，业务高速发展，就要鼓舞员工斗志；在公司的成熟期，更注重团队凝聚力，则需要增加温情。 确定好主线后，就可以围绕主线延伸出一句年会主题。一个优秀的年会主题往往直指“问题”，同时在表达上足够简介有力，给参会者留下深刻的印象。如果没有灵感，可参考微媒数字会议精选整理的2023兔年年会主题大全。
年会策划方案年会策划方案一般包括这些内容：基本信息、年会内容、预算分配、工作分类。 基本信息年会策划的第一步，就是确定好所有客观因素，包括年会规模、参加人数、日期、地点等。了解了客观情况，才能开始规划场地、采购、交通、运营计划，甚至是作为核心创意点，贯穿整体的策划。 年会内容策划基础内容 节目、游戏、晚宴等内容都算作基础内容，可以围绕之前确定好的年会主线来策划。
例如，年会主线是惊喜，那么活动环节的设计都要围绕“惊喜”来设计： ①前期预热的时候，在办公室里放好气球，气球中有不同的小奖励，让大家像开盲盒一样，开出这些奖励。这是第一重惊喜。 ②年会时，大家签完到后，发现全员的头像汇聚起来，变成了一个巨大的二维码，大家扫码得到了一个红包。这是第二重惊喜。 ③老板讲话的时候，直接先给大家发了阳光普照奖。这是第三重惊喜。 总之，要让情绪一步步扩大，像涟漪一样，营造出百花齐放，此起彼伏的感觉。尽量让每个人都有期待和收获，都感受到快乐。 品牌型内容 品牌型内容就是公司想要向大家传达的内容，主要包括：传达企业价值观和企业文化 / 讲述理想和情怀 / 老板的个人PR 等等。品牌型内容也可以达到激励团队、凝聚人心的目的。
▲2020阿里HR年会《团队秀》VCR 当然，要想年会与众不同，除了比较常规的老板演讲，还可以安排更丰富的形式：公司员工街拍采访的宣传视频、员工祝福、客户故事、老板的保留节目等等。生动地传递出公司的特色和风格即可。 福利内容 最后一个福利内容，通常就是年会抽奖环节啦，这也是员工最期待的环节。精心安排的抽奖形式，往往能带来更多惊喜。可以从以下两个方面来考虑： 一是提前筹备具有话题性的年会奖品。奖品可以根据员工画像来准备，比如员工都很年轻、喜欢新鲜有趣的东西，就可以准备周边、手办等。 二是选择一个能吸引全场注意的互动方式。比如微媒的红包雨、酷炫抽奖、摇一摇小游戏等互动模块，无论线下年会还是线上年会，都能迅速带动气氛，还能送上福利。
预算分配 年会预算包括场地费用、布置费用、餐饮费、礼品费、交通、住宿等。预算的分配主要依据年会侧重点，并预留号备用金。 当然，预算不足是年会策划永恒的痛点，策划人可以通过资源置换、购买更实惠的奖品、把控菜品、资源再利用等途径节省预算。 工作分类 整场年会需要有：年会整体策划把控1人、年会场地负责人员1人、对接设计人员1人、节目负责人2人（1人负责节目质量，1人负责年会当天催场）、嘉宾负责人员2人和机动人员。
年会落地执行制定执行计划在大致年会全流程内容确定后，年会筹备小组拆分各项任务并拟定成时间表，保证整个筹备工作有条不紊。当然，年会形式的不同，筹备的时间点和任务也不同，伙伴们可以参考下表：
落地执行场地预定 场地是整场活动的承载点，必须确认好各项细节，才能进行下一步的安排。
如果是第一次选择场地伙伴，可以着重注意以下几点： 1、提前预定：酒店越到年底越难预定、价格越高，如果是能容纳500人以上的酒店，最好提前2个月约定。 2、确定硬件：是否配备LED屏，酒店自带的LED屏是否足够大气；音响效果，话筒；外接音响等设备接线是否方便；控制室在哪里，是否方便等等。 3、确定装饰：是否有空间搭建灯光桁架，现场哪些地方可以放背景板，哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料，要与酒店人员提前沟通。 4、酒店对接人员：同时还要注意，酒店方直接对接人员配合度怎样，反应是否及时，否则现场出现意外，而酒店又配合太慢，将引起巨大问题。 直播平台选择 如果年会包含了线上部分，那么直播平台的选择就是重中之重，影响着整场活动的体验。
如果HR们没有这方面的经验，可以注意以下几点： 1、服务器支持的最高在线人数、最高互动次数是否满足需要，以及是否支持发送多个并发流，否则同时观看或参与的人数过多，会导致服务器崩溃。 2、是否能满足年会需求的功能，例如抽奖、游戏、聊天、弹幕、投票、评分等。 3、如果有互动需求，要尽量将延迟控制在5秒以内。 4、能否实现视频回看。 选定直播服务商后，一定要再三互相确认时间和流程，避免出现爽约、延期等情况。 人员调动 大体来说，需要行政调动的人员有以下三类： 1、年会支持人员。年原则上，参与年会支持的工作人员尽量精简，以便于有更多的人能参与年会活动。 2、需提前邀请的人员。包括老板、高层、公司合作伙伴等。要提早沟通，并确认好档期。 3、外包支持人员：舞台供应商、餐饮供应商等。不仅需要提前联系，并要再三确认时间及流程，避免被爽约。 活动宣传 活动前期的宣传可以通过邮件、公众号、内网等形式进行，可以让策划人更好地了解员工想法；而活动后也可以发一些活动花絮和年会精彩瞬间，以情感调动员工凝聚力。还可以通过问卷调查等形式，收集员工意见，有利于年会结束后的复盘工作。 现场把控在现场执行时，最重要的组织原则是负责人制，并且保证“一人一事，一事一人”。活动前期，核心人员要就要经常开碰头会，保证无缝对接。
在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，有备无患。
总结回顾活动顺利结束，策划人们终于可以松一口气，但是又得马上提起来，因为还有收拾现场、盘点物料、结算尾款、提交报销……而最最重要的是：总结回顾。 从个人角度来看，要与领导充分沟通好，整个年会组织下来的流程是否顺利，是否按照计划的环节进行，没有顺利进行的点在哪里，突出的效果在哪，哪个环节上赢得了最大的呼声，大家会后一致好评的地方。 从组织年会的角度上看，要考虑员工的参与度强不强、是否增加了员工的幸福感和归属感、企业文化的凝聚力是否加强等。这部分可以用此前提到的调查问卷来体现。 另外，还要建立好服务商信息库，记录联系方式、服务评价、建议复用程度等等，以备下次年会。 当然，年会筹备千头万绪，难免挂一漏万。后续小媒将为大家带来更多年会干货。下周小媒将为大家详细讲解线上年会的解决方案，感兴趣的小伙伴记得关注微媒啦~ 写在最后为了让行政人、HR、活动人更高效地搞定年会，我们准备了50G年会资料大礼包： ①年会ppt模板、音乐、视频、主kv等4000多个可用素材 ②500份年会策划、执行方案模板，内含部分真实年会策划方案案例 ③海量年会节目剧本、游戏玩法、环节创意等合集 ④费用预算表、环节流程表等年会常用表单模板，年会通知、邀请函等范文模板... ... 年会筹备路上助你一臂之力~ |
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