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如何举办年会活动 筹备年会流程详解

发布时间 : 2022-11-14 09:59| 查看: 533

摘要: 如何举办年会活动?年会活动举办一般分为年会前期调研、年会策划阶段、年会筹备阶段、年会现场执行、年会活动复盘五个阶段。云会议、数字会议服务商微媒在本文详细介绍了筹备年会流程、组织年会的周期把控等关键内容。

第一阶段:年会前期调研

1、参会对象及年会目的。内部员工,总结、奖励。客户、合作伙伴,答谢、联谊。其他,娱乐狂欢。

2、年会预算。可以从人均、总计两个方向确定年会预算方案并征求领导意见。

3、场地及时间。年会场地是否需要预定及当地防疫政策,时间安排一般可参考财年总结时间表。(云年会无需大型场地,且整体成本更低。)

预留时间:15-20天

第二阶段:年会策划阶段

1、组建团队。年会筹备是一个系统的工作,年会规模所需的人手也不同,至少应当2-3人协同。

2、确定主题。年会主题可以从前期调研中老板及员工对年会的期望、公司战略等方向确定,同时确定年会主视觉风格。

3、确定形式。形式主要有线下年会、线上年会、云年会(线上+线下)。

4、年会环节设计。战略(领导讲话、年度总结等),关怀(晚宴、祝福视频等),节目表演,福利(红包、抽奖、颁奖等),可灵活嵌入丰富的大屏互动功能,提升年会现场氛围。

5、联系外包团队。可以选择整体策划外包,或者将其中部分工作(如场地搭建、摄影摄像、直播等)外包。

6、策划方案。将以上内容确定之后,按流程形成年会策划方案即可。

预留时间:30-45天

第三阶段:年会筹备阶段

1、预算申请。对接供应商等提供价格。

2、人员分工时间推进。按照所需内容分配给成员,并给出截止时间,列成时间表,并监督、催促进度。

3、物料制作。包括PPT、主持稿等文档,舞台搭建所需物料等。

4、与会人员通知。活动前期预热,以短信、公告、邮件等形式告知与会人员,并邀请嘉宾等。

5、会场搭建。提前与外包团队沟通,确保会场搭建能如期完成(线上年会的包括云会场https://www.wmnetwork.cc/的搭建)。

预留时间:5-10天

年会物料制作
▲年会物料制作

第四阶段:年会现场执行

1、活动彩排。年会整体流程串联,主持人熟悉流程,后台工作人及演员都能实际演练一遍自己的部分。

2、现场执行。导演组及外包团队按流程执行。

预留时间:1-2天

年会彩排
▲年会彩排

第五阶段:年会活动复盘

1、奖品发放。当场发放或活动结束后凭核销凭证领取年会奖品。

2、影像记录沉淀。与摄影团队沟通好,结束后影像资料备份。

3、效果反馈。可以根据现场气氛、领导及员工反馈等收集相关意见。

预留时间:不限

微媒2023年年会福利海报
▲转发微媒2023年年会福利海报

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