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如何进行年会场地勘察步骤和信息搜集

2022-11-24 12:05| 查看: 82

摘要: 了解了年会活动项目基础信息后,我们需要对活动现场进行基础的勘察,具体可以分为以下几个步骤:①勘察年会活动现场。②年会场地安全评估。③规划年会现场。④年会活动现场取景。⑤记录活动场地情况。⑥咨询报备单位。

对与年会活动项目信息有了基础的了解之后,我们需要对年会活动的举办现场进行基础的勘察,为了减少不必要的投入,在前期沟通的过程中,我们不需要对场地进行精准的测量,只需对场地进行简单的了解和规划即可,具体可以分为以下几个步骤,下面跟随云会场、大屏幕互动、元宇宙年会活动策划服务商微媒一起来详细了解。

一、勘察年会活动现场

与客户活动项目负责人前往活动举办现场或索取场地管理方联系方式预约勘察,勘察现场首先确认活动现场的位置、环境、地形地貌是否满足举办活动的条件。

勘察的标准:①是否满足容纳预计人数;②场地是否存在安全隐患;③必备的安全设备是否齐全;④是否满足活动的需要;⑤地形地貌是否存在施工困难;⑥是否自有相关设施设备,如何分配管理的。如发现以上问题及时与客户沟通,咨询是否还有备用场地,在没有备用场地的情况下,现场与客户沟通解决方案。

年会现场实拍
▲年会现场实拍

二、年会场地安全评估

安全评估是在场地现有条件下对活动现场进行评估,以确保年会活动现场是否存在安全隐患。

安全评估的基础标准:①场地是否存在承重量限制,地面结构是什么结构;②场地是否具备消防条件;③场地电力的总负荷及输送电路的路线;④场地有几条安全疏散通道,是否被堵塞;⑤场地高空是否有施工、吊饰、吊装等情况;⑥高空是否具备悬挂功能,承重限制是多少;⑦场地是否具备防护能力。

三、规划年会现场

与客户代表沟通了解客户对现场的规划意图,再根对活动现场的动线和布局加以规划,并现场与客户代表取得初步的确认。

四、年会活动现场取景

现场取景是为了方便设计、策划参考,制作效果图使用。

取景的要求:①全场景按进入动线拍摄;②各区域和包装位多角度拍摄;③全场景最好用普通广角拍摄;④取景的时候多考虑效果图的呈现效果,避免在贴图时,素材不够。

五、记录活动场地情况

对场地的现有情况做记录。包含:①场地的进出客通道路线②进出货通道路线、进出货电梯的容量、承重、长宽高③场地的设施设备④停车场容量、做出测量(总长、总宽、限高);⑤场地需要注意的要求⑥场地场地平面图。

六、咨询报备单位

大型活动中,报备是必不可少的,根据活动的量级确定清楚相关的报备流程和部门。包含:①场地方是否提供或协助报备;②场地方的报备对接人;③所属管辖单位;④所属管辖报备联系人;⑤场地方需出示的报备资料。

写在最后

在初期的场地勘察中不需要取得过多详细数据,在了解完场地基础情况后,尽快回传到部门,尽可能压缩策划活动的消耗时间。

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