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如何规划年会现场 年会场地布置内容梳理

2022-10-23 18:46| 查看: 69

摘要: 举办大型和小型年会活动时的场地规划内容是不一样的。小型年会活动现场场地规划内容包括:活动入口、通道布置、路线导视、签到处、会场、控台区、备场区。中、大型年会活动现场场地规划内容包括:入场区、缓冲区、通道、签到区、嘉宾休息区、备场区、控台区、舞台区、物料筹备区、坐席区等。

举办大型和小型年会活动时的场地规划内容是不一样的,微媒数字会议就小型年会活动现场规划内容、中大型年会场地规划布置内容以及年会场地规划使用中的注意事项做一个基础介绍。

年会现场规划布置场景
▲年会现场规划布置场景

小型年会活动现场场地规划内容

1.活动入口

2.通道布置

3.路线导视

4.签到处

5.会场(舞台区、就坐区)

6.控台区

7.备场区

小型年会活动的内容较少、时间短,参与人数不多,一般对于就餐、休息没有太多要求,在场地的规划中考虑的因素则会少很多。

中、大型年会活动现场场地规划内容

1.入场区(活动信息板、门头、导流通道、安检区)

2.缓冲区(预留一部分的空地,方便人员流动)

3.通道(展示布置、路线导视)

4.签到区(来宾登记)

5.嘉宾休息区(领导、嘉宾休息接待)

6.备场区(演员更农、化妆)

7.控台区(安置现场灯光、音响、导播等总控系统)

8.舞台区(活动节目的展示)

9.物料筹备区(多余或备用物料的存放)

10.坐席区(参会人员就坐)

中、大型活动的现场规划中,最基础的就在这10个点,但是我们考虑问题的时候不要仅仅局限在这10个方面,不同的年会活动和展示形式,所要凸显的点不一样,应该充分的利用手里资源来完善年会方案中的缺漏,任何方案的变换离不开最基础的组成,更多的是在基础组成上拓展,基础是根基、拓展是亮点,在年会活动现场的测量和规划中,一定要综合考虑安全因素和创意亮点展示,合理的规划使用年会场地。

年会活动外场场地布置实例
▲年会活动外场场地布置实例

年会场地规划使用中的注意事项

1.场地使用情况:详细了解场地在活动举办期间的使用情况,前期场地是否有使用,使用的时间,具体的入场时间协调,后续撤场的时间确认。

布场的费用以及押金需要提前沟通好,场地租赁费用是多少,押金是以怎样的方式交付,退还押金的时间和方式,需要与谁沟通确认。

2.场地的确认:在测量年会场地时注意确认场地是否存在损坏,并与场地方确定沟通,在活动搭建前在此拍照取证,避免产生经济纠纷。

与场地方沟通确认场地的使用要求和防护要求,避免发生场地内的设施、设备、装饰的损坏。

场地方的协助确认:除正常服务以外,场地方是否提供额外的协助工作,例如报备、报批、人员服务、住宿、就餐等等。


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